Digitaal vergaderen werkt maar ideaal is het niet. Dat is de algemene teneur van een inventarisatie van de eerste ervaringen bij decentrale overheden. De waterschappen oordelen positief of neutraal. Zij willen tijdig duidelijkheid over het al dan niet verlengen van de spoedwet.
De besturen van gemeenten, provincies en waterschappen kunnen in deze coronatijd op een digitale manier beraadslagen en beslissingen nemen. Dat is sinds 9 april mogelijk door een spoedwet. Inmiddels heeft 65 procent van de 21 waterschappen een digitale vergadering van het algemeen bestuur gehouden, terwijl nog eens 25 procent er eentje heeft gepland. Slechts twee waterschappen geven aan hiervoor geen concrete plannen te hebben, blijkt uit de eerste tussenrapportage van de evaluatiecommissie van de wet.
Herman Havekes
Afgelopen vrijdag hield deze commissie een - uiteraard digitale - vergadering, waaraan onder meer de Unie van Waterschappen meedeed. De deelnemers reageerden positief op het rapport, vertelt Herman Havekes, strategisch adviseur bij de Unie van Waterschappen. Er zijn wel zorgen over het feit dat de spoedwet op 1 september eindigt. Het kabinet heeft de mogelijkheid om deze tijdelijke wet met telkens zes weken te verlengen.
Behoefte aan verlenging spoedwet?
Volgens Havekes lijkt bij waterschappen behoefte aan verlenging te bestaan, al hebben zij hierover nog niet besloten. In ieder geval is op tijd duidelijkheid nodig. “Geen enkel waterschap heeft binnenshuis een vergaderruimte, die groot genoeg is voor een fysiek overleg van ruim dertig mensen met inachtneming van de anderhalvemeterregel. Daarom moet een bestuursvergadering buiten de deur worden gehouden. Dat moet je dus wel tijdig weten om het goed te kunnen organiseren.”
Havekes roert nog een ander punt aan dat ook in het rapport wordt aangestipt. Sommige bestuursleden zullen mogelijk een fysieke vergadering voorlopig nog onveilig vinden, bijvoorbeeld omdat zij in een risicocategorie zitten. “Dan moet er misschien een hybride vergadering met 80 procent in de zaal en 20 procent thuis achter de computer worden gehouden”, zegt Havekes. “Het roept allerlei vragen op over hoe je dit gaat organiseren. De evaluatiecommissie is overigens nu nog vrij negatief over een dergelijke vergadering.”
Het algemeen bestuur van Waterschap Drents Overijsselse Delta is recent alweer fysiek bijeengeweest in het Provinciehuis. Dat was geen onverdeeld succes, merkt Havekes op. “Vanwege alle coronamaatregelen ging het om een bijna militaire operatie. De vergadering duurde zo’n zes uur. Zoiets kan nog voor een eerste keer, maar het is natuurlijk onwenselijk als dit de regel wordt.”
Positief of neutraal
Waterschappen zijn volgens de tussenrapportage wat beter te spreken over digitaal vergaderen dan met name gemeenten. Twaalf waterschappen komen met een overwegend positief oordeel en negen staan er neutraal tegenover. “Geen enkel waterschap is overwegend negatief”, zegt Havekes. “Dit geldt wel voor 20 procent van de gemeenten die de vragenlijst van de evaluatiecommissie hebben ingevuld.”
'Geen enkel waterschap is negatief'
Bij digitale algemene bestuursvergaderingen zijn er tot nu toe geen grote digitale problemen geweest, zoals het uitvallen van geluid of het wegvallen van de stream. De waterschappen hebben veel tijd en energie gestoken in de voorbereiding, vertelt Havekes. “Dat betaalt zich uit. Zo zijn bestuursleden die digitaal minder vaardig zijn, thuis bezocht om ervoor te zorgen dat alles goed voor elkaar kwam.”
Niet ideaal
De algemene teneur van de eerste ervaringen is volgens de evaluatiecommissie: digitale beraadslaging werkt, maar ideaal is het niet. Havekes herkent dat beeld. “Digitaal vergaderen is in coronatijd hard nodig maar er zitten mankementen aan, zoals een gebrek aan interactie. Daarom worden lastige en controversiële onderwerpen vaak uitgesteld.” Een ander minpunt is het ontbreken van informeel fysiek contact. “Dat werd afgelopen vrijdag veelvuldig genoemd. Mensen hebben behoefte om onder het genot van een kop koffie bij te praten.”
Microsoft Teams en Zoom zijn twee systemen die vaak worden gebruikt om te overleggen. Beide blijken hun voor- en nadelen te hebben. Havekes: “Er is nog geen goed systeem dat met een hoge snelheid kan schakelen bij het vaststellen van aanwezigheid en het uitbrengen van stemmen. Dat is wel een belemmering.” Aan het gebruik van aparte stemapps zijn veiligheidsrisico’s verbonden. Waterschappen hebben deze apps nog niet gebruikt en maar drie willen dit wel gaan doen.
De evaluatiecommissie publiceert waarschijnlijk begin juli een tweede tussenrapportage. In september volgt het eindrapport. Havekes verwacht geen grote nieuwe inzichten. “Het algemene beeld zal ongeveer hetzelfde blijven.”
Toevoeging (2-6)
Toch een waterschap dat tegen grote digitale problemen is aangelopen. De algemene bestuursvergadering van Waterschap Zuiderzeeland kon vanwege technische problemen vanmiddag niet doorgaan. “Het probleem is aangepakt en we gaan ervan uit dat dit niet nog een keer gebeurt.” Er wordt een nieuwe datum voor de digitale vergadering gepland.
MEER INFORMATIE
Eerste tussenrapportage spoedwet
Samenvatting door evaluatiecommissie
UvW over de eerste ervaringen
Groen licht voor digitale besluitvorming