Een Strategisch Assetmanagementplan voor de sector Watersysteem

De sector Watersysteem van Waternet heeft in 2014 assetmanagement ingevoerd. Omdat assetmanagement in het watersysteembeheer nieuw is moest er de afgelopen jaren veel ontwikkeld worden. Hiervoor zijn verschillende instrumenten ontwikkeld die zijn vastgelegd in een Strategisch Asset Management Plan.

Download hier de pdf van dit artikel.

In 2014 heeft de sector Watersysteem van Waternet (zie kader), in navolging van de sectoren Drinkwater en Afvalwater, assetmanagement geïntroduceerd.

De norm ISO 55.000 stelt dat assetmanagement tot doel heeft waarde te realiseren uit assets en assetsystemen [1-3]. Waarde wordt gedefinieerd als een gezonde balans tussen prestaties, risico's en levensduurkosten. Assetmanagement biedt de mogelijkheid om onderbouwde en reproduceerbare adviezen voor besluitvorming voor te leggen aan directie en bestuur en te sturen op deze gezonde balans. Kenmerkend voor assetmanagement is verder dat de beheerder op elk moment inzicht heeft in zowel het functioneren van het watersysteem en inliggende stelsels (assetsystemen) als in de omvang, aard en onderhoudstoestand van arealen en objecten.

Assetmanagement betekent keuzes maken. Keuzes volgen uit de systematische afweging van verschillende doelstellingen. Dit gebeurt in samenhang. Als de prestaties omhoog gaan, nemen risico’s (meestal) af en kosten (meestal) toe. En omgekeerd (afbeelding 1). De afwegingen zijn doelgericht, in evenwicht en passen bij de rolverdeling van assetmanagement. De asseteigenaar (in dit geval het bestuur van AGV en dat van Amsterdam) is kaderstellend. De assetmanager bereidt binnen de kaders de keuzes voor, zodat de asseteigenaar de juiste keuzes kan maken. De dienstverlener voert de keuzes zo efficiënt mogelijk uit, realiseert uiteindelijk de prestaties en beheerst de risico’s binnen het gestelde budget (afbeelding 2).

Omdat assetmanagement in het watersysteembeheer nieuw was (en is) moest er de afgelopen jaren veel ontwikkeld worden om het toe te passen. Daarbij is binnen Waternet uitdrukkelijk de samenwerking gezocht met de collega-assetmanagers van Drinkwater en Afvalwater en is gebruik gemaakt van hun ervaringen en ontwikkelde instrumenten zoals het 5-vragenmodel voor assetmanagement (zie: De werkwijze assetmanagement). Ook zijn de assetbeheerders van Watersysteem meegenomen en op onderdelen betrokken bij de ontwikkeling. Het resultaat van dit alles is vastgelegd in een Strategisch Asset Management Plan (SAMP) voor Watersysteem. Het SAMP biedt het kader en geeft instrumenten om assetmanagement in praktijk te brengen. De volgende stap is het verder binnen de sector implementeren van assetmanagement aan de hand van het SAMP.

Wat is een SAMP en wat kun je er mee?

SAMP is een term uit de ISO 55000-richtlijn voor de eisen die gesteld worden aan een managementsysteem voor assetmanagement. De ISO 55000 schrijft voor welke onderwerpen een SAMP moet behandelen. Het SAMP vertaalt de ISO-richtlijn naar het watersysteem.

Een SAMP omvat de assetmanagementstrategie. Het beschrijft onder andere de relatie tussen organisatie- en assetmanagementdoelen en de strategie en het beleid om deze doelen te realiseren. In het SAMP zijn de verwachtingen en eisen van belanghebbenden geïntegreerd in de werkwijze.

Het SAMP beschrijft hoe de sector Watersysteem invulling geeft aan assetmanagement door te denken vanuit prestaties, risico's en levensduurkosten volgens een systeem-, stelsel-, objectbenadering (voor uitleg zie Areaal).

Inhoud van het SAMP Watersysteem

In de volgende paragrafen worden de kernelementen van het SAMP van de sector Watersysteem beschreven. Het SAMP bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Strategisch kader
2. Areaal
3. Werkwijze assetmanagement
4. Proces assetmanagement
5. Risicomanagement
6. Kiezen voor de slimste maatregel
7. Instandhouding op basis van risicobeheersing
8. Informatiemanagement

Het SAMP bevat niet alle onderwerpen die in de ISO 55000 worden genoemd. Zo zijn de aspecten leiderschap en mensen en middelen in andere documenten beschreven (directiebesluit tot invoering van assetmanagement en het Strategisch Personeelsplan) De reden dat dit niet in het SAMP is opgenomen is dat het directiebesluit tot invoering van assetmanagement onderdeel was van een reorganisatiebesluit en het Strategisch Personeelsplan een zelfstandig document is met een eigen dynamiek met een bredere focus dan alleen de relatie met assetmanagement.

Strategisch kader

Het strategische kader beschrijft de zogenoemde line of sight voor watersysteem. Waarde realiseren uit assets en assetsystemen kan alleen als bekend is in hoeverre onderhoud en beheer van objecten en watersystemen bijdragen aan het realiseren van de doelstelling op het hoogste niveau. Hiervoor is het nodig de relaties tussen doelstellingen op het strategische, tactische en operationele niveau helder te krijgen. Dit wordt de line of sight genoemd (afbeelding 3).

Het strategische kader is de context voor de beheertaak en het onderhoud van watersysteemassets en wordt gevormd door:

• Belanghebbenden
• Wet-, regelgeving en beleid
• De strategische doelstellingen van het waterschap Amstel, Gooi en Vecht (AGV) en de gemeente Amsterdam
• Toekomstige ontwikkelingen

Deze vier elementen bepalen de strategische hoofddoelstellingen, strategische taken en afgeleide (strategische) doelen voor het watersysteem. De strategische doelstellingen van AGV zijn vastgelegd in het Water Beheer Plan 2016 – 2021 en vertaald in kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) en normen voor het watersysteem. Voor Amsterdam zijn die vastgelegd in verschillende plannen, zoals de Watervisie Amsterdam, Nota Varen in Amsterdam en het Plan gemeentelijke watertaken.

Het areaal

Voor een goede invulling van de line of sight en het 5-vragenmodel voor systeem-stelsel-object (zie verder), is het nodig het beheerareaal nauwkeurig in beeld te hebben en hiervan een decompositie te maken van grof (systeem) naar fijn (objecten) Het hoofdstuk areaal geeft een korte beschrijving van de assets en de fysieke en functionele samenhang. Het watersysteem dat door de sector wordt beheerd voor AGV en de gemeente Amsterdam bestaat uit een geheel van stelsels: boezems, dijkringen, aan- en afvoergebieden (met polders), hoge gronden in landelijk en stedelijk gebied, die zijn opgebouwd uit waterlopen, keringen en technische systemen met daarin oppervlakte- en grondwater. De fysieke objecten in de stelsels worden aangeduid als assets: dijkvakken, waterlopen, gemalen, stuwen, inlaten, duikers, bruggen, sluizen, steigers, vaarwegmeubilair, grondwaterdrains en vaartuigen. Met deze objecten moeten de strategische doelen worden gerealiseerd.

Voor de niveaus watersysteem, waterstelsels en objecten zijn doelstellingen, eisen en plannen benoemd die bijdragen aan het behalen van de hoofddoelstellingen (strategische doelen en strategische taken). Op watersysteemniveau wordt gezorgd voor een veilig en gezond watersysteem. Volgens de Waterwet gaat het daarbij om drie hoofddoelstellingen:

1. Voorkomen van overstroming, wateroverlast en waterschaarste
2. Beschermen en verbeteren van de waterkwaliteit en ecologische kwaliteit van watersystemen
3. Vervulling van maatschappelijke functies door watersystemen

Op basis hiervan zijn doelen en normen bepaald voor de inliggende stelsels (af- en aanvoergebieden, boezems, dijkringen). Om de doelen te halen worden plannen gemaakt, zoals het Waterbeheerplan, Watergebiedsplannen en –inrichtingsplannen. Het functioneren van de assets heeft rechtstreeks effect op het halen van systeem-/stelseldoelen en –normen. Aan de assets worden ontwerpeisen en functionele eisen gesteld. Programma’s van eisen bepalen op welk onderhoudsniveau ze moeten worden gehouden om te voldoen aan de gestelde functie-eisen (doen wat ze moeten doen).

De werkwijze assetmanagement

Een integrale benadering is het uitgangspunt voor assetmanagement. Hulpmiddelen daarbij zijn de onderverdeling watersysteem-stelsel-object en het door Waternet ontwikkelde 5-vragenmodel. De vijf vragen worden op alle drie de niveaus beantwoord. De kracht van dit model is dat het totale bestaande watersysteem wordt beschouwd in relatie tot de daaraan gestelde doelen en normen en dat wordt beoordeeld of het systeem nu en in de toekomst geschikt is om die doelen te halen en wat daarvoor nodig is (maatregelen).

De vijf vragen zijn:

1. Wat moet? -> doelen, normen, kaders en omgeving.Wat is het vereiste huidige en langetermijn-serviceniveau en in welke omgeving moet dit geleverd worden?
2. Wat kan? -> op basis van data en analyse. Hoe presteert het systeem nu en wat is de prognose?
3. Wat is kritiek? -> risico’s. Welke assets zijn kritiek voor het behalen van het serviceniveau?
4. Wat is de slimste maatregel? -> bewezen versus innovatief. Wat zijn de beste strategieën (maatregelen) qua investeringen, exploitatie en onderhoud voor het behalen van de watersysteemdoelen tegen minimale levenscycluskosten?
5. Wat is de beste volgorde? -> prioriteren. Gezien het voorgaande: wat is de beste langetermijn- (financierings)strategie?

Alles hangt met alles samen (zie line of sight). Stakeholders worden op elk niveau integraal benaderd. In afbeelding 4 is aangegeven hoe de vijf vragen voor assetmanagement worden toegepast op systeem-, stelsel- en objectniveau voor watersysteemassets. Op de bovenste horizontale as zijn de vragen uitgezet en op de verticale as de systeem-stelsel-object-indeling.

Werkproces voor assetmanagement

Om assetmanagement uit te voeren zijn werkprocessen nodig. Deze zijn opgedeeld in drie hoofdprocessen.

• Beleid stelt de strategische kaders en normen voor de inzet van watersysteem-assets vast.
• Assetmanagement vertaalt deze kaders en normen naar wat dit betekent voor het uiteindelijke onderhoud en beheer van de assets. Hieronder valt bijvoorbeeld de vertaling van strategische doelen naar beleid voor instandhouding op basis van risicobeheersing. Het proces assetmanagement voert ook het areaalbeheer en geeft functionele normen (KPI's en PI's) voor assets, voert prestatieanalyses en evaluaties uit en stuurt bij.
• Programma's zorgen voor de instandhouding van het areaal op basis van risicobeheersing, het maken van plannen voor aanpassingen in het gebied, het realiseren van nieuwe assets, het besturen van het watersysteem en het verzamelen van gegevens en informatie. De primaire processen werken nauw samen en hebben elkaar even hard nodig. De processen zijn schematisch weergegeven in afbeelding 5. Er is bewust gekozen voor een niet-hiërarchische weergave waarbij het werkproces assetmanagement de spil is die vertaalt, coördineert en samenbrengt.

Risicomanagement

Risicomanagement is één van de belangrijke pijlers onder assetmanagement. Door risico's inzichtelijk te maken tegen eenzelfde meetlat wordt duidelijk waar prioriteiten liggen. De bedrijfswaarden van Waternet zijn vertaald naar een generieke en eenvoudige risicomatrix die in beginsel toepasbaar is op alle assets van Waternet (afbeelding 6). Uiteindelijk stelt de asseteigenaar deze bedrijfswaarden en risico-acceptatiegrenzen vast. Vervolgens kunnen objectspecifieke risicomatrices binnen de gestelde kaders van deze generieke matrix worden afgeleid. Voor Watersysteem hebben we afgeleide objectspecifieke risicomatrices voor waterkeringen, waterlopen en technische installaties opgesteld. Deze zijn op elkaar geijkt door gebruik te maken van risicogetallen (risk priority numbers). Het sector-MT heeft besloten met deze matrices de komende jaren eerst ervaring op te doen om een beter beeld te krijgen wat de gevolgen zijn van de toepassing van deze matrices op de prestaties, kosten en risico’s.

Kiezen van de slimste maatregel

We volgen een systematische aanpak om te komen tot een onderbouwing van 'de slimste maatregel' wanneer in het primaire proces een vraagstuk of knelpunt (risico) is gesignaleerd waarbij de oplossing een investering vraagt van tenminste € 250.000. Hierbij worden altijd eerst de vijf vragen voor assetmanagement beantwoord en de risicomatrix toegepast. Het instrument dat de besluitvorming ondersteunt om van knelpunt/probleem te komen tot 'de slimste maatregel’, noemen we het Business Case Format. Een businesscase bekijkt een assetmanagementvraagstuk vanuit de pijlers prestaties, risico's en levensduurkosten en houdt rekening met de context, nieuwe ontwikkelingen en omgevingsfactoren. In een businesscase wordt een gebalanceerde afweging gemaakt om te komen tot bijvoorbeeld aanpassing van onderhoudsconcepten, modificaties, investeringen en nieuwbouw.

De businesscase-aanpak bestaat uit twee delen:

1. Analyse van het vraagstuk

• Omschrijving en doel
• Vraagstukomschrijving
• Vraagstukanalyse
• Raming van kosten en baten

2. De mogelijke alternatieven met afweging op prestaties, levensduurkosten en risicoreductie

• Mogelijke oplossing
• Afweging alternatieven
• Conclusies en aanbevelingen

De resultaten worden gepresenteerd volgens een vast format, zodat de asseteigenaar wordt ondersteund in een eenduidige en transparante besluitvorming.

Instandhouding op basis van risicobeheersing

Instandhouding is een van de maatregelen om risico's te beheersen. Instandhoudingsmaatregelen zijn bijvoorbeeld het baggeren van waterlopen, het inspecteren van waterkeringen en het onderhouden van technische installaties.

Instandhouding op basis van risicobeheersing bestaat uit de volgende stappen

• Fysiek en functioneel indelen van het areaal (zie afbeelding 7)
• Risico-acceptatiegrenzen vaststellen (deze liggen in principe vast in de opgestelde matrices)
• Risicobeoordeling uitvoeren met de risicomatrices
• Risicobeheersmaatregelen benoemen en risico's herbeoordelen
• Implementatieplan opstellen (instandhoudingsmaatregelen en begroting)
• Uitvoeren van maatregelen
• Monitoren en evalueren
• Bijstellen

De keuze voor een onderhoudsconcept hangt af van de volgende criteria. Een onderhoudsconcept moet:

het risico terugbrengen tot een acceptabel niveau (gebruik van de risicomatrix).

Als met instandhoudingsmaatregelen het risico niet kan worden teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau ligt een modificatie of vervanging voor de hand. Maar ook de overige genoemde maatregelen, zoals crisisbeheersing, handhaving en omgevingsmanagement kunnen hier worden ingezet.

1. voldoen aan wet- en regelgeving. Wetgeving, vergunningen, verzekeringen en garantiebepalingen kunnen een bepaalde onderhoudsmaatregel voorschrijven, ook al zou je vanuit een risicobenadering voor iets anders willen kiezen.
2. technisch haalbaar (uitvoerbaar) zijn. Als bijvoorbeeld het faalpatroon (conditieverloop) in de tijd niet voorspelbaar is, valt gebruiksduurafhankelijk onderhoud af. Als het conditieverloop niet meetbaar is valt toestandsafhankelijk onderhoud af.
3. economisch de moeite waard zijn (Life Cycle Costing-berekening). Storingsafhankelijk onderhoud kan duurder zijn dan preventief (verzorgend) onderhoud. Dus ook als een object bij falen een acceptabel risico heeft, kan preventief onderhoud de voorkeur hebben boven correctief onderhoud. Als testen erg duur zijn of te vaak moeten worden uitgevoerd, kan mogelijk beter gekozen worden voor gebruiksduurafhankelijk onderhoud. Belangrijk is ook om onderhoudsmaatregelen in samenhang te bekijken. Het kan economisch voordeliger zijn om een groep objecten gebruiksduurafhankelijk te onderhouden, ook al is individueel toestandsafhankelijk onderhoud mogelijk.

Informatiemanagement

Informatiemanagement omvat het hele proces van het vaststellen van de informatiebehoefte tot en met het inwinnen, opslaan en gebruiken van de juiste gegevens. Voor de definitie van informatiemanagement maken we gebruik van het negenvlaksmodel van Maes (afbeelding 8). De organisatie (de business, het primaire proces) stelt de bedrijfsstrategie vast en vertaalt deze naar werkprocessen, die op hun beurt worden uitgevoerd. Om dit te kunnen doen zijn informatie, data en ICT-technologie nodig. In de context van assetmanagement ligt de focus op het vaststellen van de informatiebehoefte voor de werkwijze assetmanagement. Dit is weergegeven in het blauw gearceerde vlak. De informatiebehoefte voor assetmanagement volgt direct uit het vijf vragenmodel voor assetmanagement. De informatiebehoefte voor de werkwijze assetmanagement stelt eisen aan de gegevens die worden vastgelegd op systeem-, stelsel- en objectniveau. Per decompositieniveau is bepaald om welke gegevens het gaat. Dit is vastgelegd in decompositiemodellen voor waterkeringen, technische systemen en waterlopen.

Conclusie

Om assetmanagement in praktijk te brengen is het verstandig om vooraf kaders en spelregels af te spreken zodat het voor de betrokkenen (asseteigenaar, assetmanager en dienstverlener) duidelijk is wat men (van elkaar) kan verwachten. Het SAMP Watersysteem is in de eerste plaats een communicatiemiddel voor alle betrokkenen: in het SAMP staat wat we willen met assetmanagement en hoe we het in de praktijk toepassen. Daarnaast verbindt het strategische doelen met operationele activiteiten en beschrijft het de benodigde instrumenten voor assetmanagement.

Verder ondersteunt het een transparante besluitvorming op basis van een systematische afweging tussen prestaties, risico’s en levensduurkosten en helpt daarmee de asseteigenaar zijn rol adequaat in te vullen.

Hoe nu verder?

De komende jaren zullen verscheidene instrumenten verder vorm krijgen. Er zullen instandhoudingsconcepten op basis van risico’s worden ontwikkeld voor onder andere waterlopen (integraal, dus maaien en baggeren), beschoeiingen en technische systemen. De informatisering zal verder vorm krijgen om gebiedsgerichte en themagerichte toestands- en risicoanalyses te kunnen uitvoeren. Op basis van deze analyses kunnen dan de benodigde slimste maatregelen worden uitgewerkt en uitgevoerd.

Kortom: we gaan assetmanagement verder in praktijk brengen en daarbij zal het SAMP, naar wij verwachten, van praktisch nut zijn. We zullen over de resultaten daarvan graag verslag doen.

Referenties

1. ISO 55000:2014, Asset management - Overview, principles and terminology. Geneva, Switzerland.
2. 55002:2014, I., Asset management - Management Systems - Guidelines for the applocation of ISO 55001. 2014.
3. ISO 55001:2014, Asset management - Management system - Requirements. 2014: Geneva, Switzerland.